Mais informação, menos tempo

Os dias de hoje podem ser entendidos como uma ditadura do urgente. O excesso de informação faz com que o tempo pareça cada vez menor. Precisamos resgatar nosso sentido de vida em meio a tudo que é rápido e para agora. Como alcançar esse sentido? Conversamos com o consultor e autor de livros Christian Barbosa, considerado o maior especialista em administração do tempo no Brasil.

Data da publicação: 12/08/2014
  • UniverSeg A velocidade das coisas no mundo está aumentando?

  • Na verdade, tivemos um aumento no número de informações. O excesso de informação é um problema de saúde hoje em dia. Pesquisas recentes mostram o efeito do consumo de glicose no cérebro ao longo do dia devido a esse consumo de informações que temos. Sem glicose, tomamos piores decisões, procrastinamos e não temos paciência para ler aquele email longo no fim do dia, que acaba sendo marcado como não lido para o dia seguinte.

  • UniverSeg De que se trata a chamada ditadura do urgente?

  • Existem dois tipos de urgências: as imprevisíveis como problemas de saúde, panes de equipamentos e acidentes e as migratórias, aquelas tarefas que poderiam ter sido feitas antes, mas tornaramse urgentes por negligência. Por isso, é preciso aprender a se antecipar a elas, incluindoas no planejamento. Uma forma simples é anotar num caderno os imprevistos, assim você vai saber quais poderia ter evitado, qual o prazo ideal para que essa tarefa não se torne urgência numa próxima vez e quanto tempo do seu dia precisa deixar livre para as coisas que surgem de última hora. Aliás, planeje no máximo 70% das horas de trabalho previstas e deixe o restante reservado para os imprevistos. Procure fazer um planejamento das semanas seguintes, listando aquilo que pode vir a se transformar em urgência.

  • UniverSeg A rapidez das coisas pode fazer com que as pessoas percam um pouco do sentido da vida?

  • A tecnologia atrapalhou a nossa vida com a facilidade de acesso a milhões de fontes sobre o mesmo assunto, mas também pode ser nosso salvador da pátria. Sem dúvida, a informação é o vírus que vai matar o tempo da humanidade, seja por excesso ou por falta da informação correta. Ou você aprende a controlar a informação ou ela vai contaminar você!

  • UniverSeg Como recuperar esse sentido?

  • Todo dia deve ter uma lista de prioridades do que realmente deve ser feito. Se algo for opcional ou não deve ser feito, ele deve ir para outro dia. Essas prioridades não podem nunca lotar todas as suas horas de trabalho, ou você vai adiar e se frustrar. Comece com a primeira prioridade da lista, enquanto estiver executando essa prioridade, deixe o email fechado, o navegador fechado, ou seja, foco no que está fazendo. Terminou? Ai sim, vá passear no email, na internet etc. Se surgir algo novo nessa passeada, transformea em prioridade e coloquea na lista. Simples, mas não é fácil! Isso é treino. É disciplina. É você aprender a controlar não o tempo, mas seus dedos, sua ansiedade, sua atenção. É gerenciando a si mesmo que você se torna o senhor do seu tempo e não o escravo dele.

  • UniverSeg Qual a importância do autoconhecimento nesse contexto?

  • No método chamado tríade, eu indico às pessoas que classifiquem todas as suas atividades seguindo a definição da Tríade do Tempo, que divide tudo que você faz em seu dia a dia em três esferas: Importante São as coisas que trazem resultados e têm tempo para serem feitas. São atividades que podem levar horas, dias, semanas etc. Você tem uma sensação positiva na execução do importante. Urgente A esfera da urgência abrange todas as atividades nas quais o tempo está curto ou acabou. São as atividades que chegam em cima da hora, que em alguns casos não podem ser previstas. Essas atividades geram pressão, estresse, correria. Circunstancial Cobre as tarefas desnecessárias, sem resultados. São os gastos de tempo de forma inútil, tarefas feitas por comodidade ou por serem socialmente apropriadas. Quando você começa a classificar, você começa a perceber para onde vai seu tempo e, com isso, o tratamento (planejamento, priorização, dizer não etc.) fica mais fácil de ser aplicado. Eu tenho uma tarefa mensal repetida chamada analisar tríade do mês 20 minutos, onde eu faço um filtro no Neotriad de tudo do mês anterior e vejo as coisas que são urgentes e circunstanciais. Eu sempre me questiono: o que eu posso fazer para que isso não volte a acontecer? Na maior parte dos casos, sempre tem uma ou outra coisa que pode ser feita e, com isso, o tempo na esfera importante vai aumentando cada vez mais.

  • UniverSeg O que perdemos quando não conseguimos gerenciar o tempo?

  • A pessoa que não administra bem o seu tempo acaba perdendo vida. Vai ficar estressado, sem energia, sem motivação, sem ânimo para os relacionamentos afetivos, não vai conseguir cuidar de sua própria saúde. Além disso, essa pessoa tem a impressão de que o tempo está correndo mais rápido e, no final, fica aquela sensação de que algo não foi feito. Enfim, a pessoa que não organiza as tarefas, acaba virando uma escrava das circunstâncias e tudo se torna uma urgência. É preciso limitar seu tempo, aprender a usar bem as horas dentro do expediente e evitar uma sobrecarga de horas extras. Para saber mais sobre o trabalho de Christian Barbosa, veja a seção Universeg Indica  Livro, que apresenta A Tríade do Tempo.